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導入事例

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hokanの活用で業務プロセスの標準化を加速〜面談数の増加で、二桁収益拡大を実現〜

一般的に、システム導入の主な目的には、データ管理の効率化や業務の見える化などが挙げられます。しかし、これらの目的を達成した先には、「業績の向上」という企業が最も重視すべき目的があるはずです。今回はhokanの導入が収益の拡大につながっていると語る有限会社保険ネットワークセンターの代表取締役・宮宇地氏に話を聞きました。

セールスプロセスの中で企業理念を浸透させる

― まず貴社の紹介をお願いいたします。

弊社は1985年に個人代理店として創業し、1997年に法人化しました。その後、2~3年ごとに支店を出し、現在は全国に10拠点を持つ社員数44名の総合保険代理店です。 私自身は新卒で商社に入社し、東京で働いていたのですが、家族の体調不調をきっかけに地元で仕事をしたいと考えました。 その時に見つけたのが保険会社のエリア社員の募集だったのです。最初は、「働く場所」を理由に選んだ仕事でしたが、周囲の代理店の方々の様子を見ていると、非常に楽しそうで「お客様にも感謝されているな」と感じました。であれば、せっかく保険業界にいるのですし、自分でも代理店をやろうということで手を挙げて代理店登録をさせてもらいました。

― 貴社は、他の代理店から視察が来るほど従業員教育が充実しているそうですが、注力しているポイントなどはあるのでしょうか?

当時は、法人化した代理店の参考になる事例が保険業界になかったので、地元で最も古くに創業された異業種の会社に見学に行きました。そこで経営者の方にインタビューをさせていただき、会社を長く続けていくためには、理念が重要であるという話を聞くことができたのです。

そのため、弊社も企業理念を従業員に浸透させ、全員が同じ方向を向いて仕事することを重視しており、勘定科目に「教育予算」という形で予算立てをしています。その中でも、自分たちの仕事への思いや理念を「お客様に伝える仕組み」を作ったことがポイントだと思います。

弊社では、満期更改、面談など、お客様に会うたびに企業理念をお話しさせていただいています。それは私たちの思い、コミットメントをお伝えしているということでもあります。そして、こうしたコミットメントを伝えるという行為が、従業員に理念を浸透させる機会にもなるのです。お客様に会社としての思いを伝えようとすればするほど、従業員にも自然と理念が浸透していくのです。

企業理念を額に入れて飾っても誰も見ません。しかし、お客様に会うたびに伝えていれば、1日5人なら月100件、年間1000回、人に伝えることになるので、完全に一言一句、暗記して仕事するようになります。このように企業理念が従業員に浸透する仕組みを、セールスプロセスの中に組み込んでいることがポイントだと思いますね。

hokanの導入が生み出した3つの大きな成果

― hokanを導入した理由を教えてください。

hokan以外の代理店システムについても、私はすべて事前にリサーチしました。その中で、「こういう管理ができないのか」「こういうデータ取れないのか」といった要望を様々なシステム会社に伝えたのですが、ほとんどは「難しいです」「3年かかります」「改善の予定はないです」といった回答でした。

要は既存のシステムの枠に自分たちの業務をあてはめなければならない自由度の低いシステムが多かったのです。だからこそ、hokanの自由度の高さや将来性を魅力に感じました。

我々が業務の中で一番重視しているのは営業の「プロセス」です。営業におけるすべての工程を標準化しようと考えているので、プロセスや受注確率、受注までのストーリーが「見える化」されるhokanのシステムは非常にありがたいと感じています。また、導入後に我々の要望に応える形で「プロジェクト」という機能がリリースされたスピード感についても評価しています。

― 導入前に不安に感じていた点はありますか?

従業員の中には、高齢の人間もいるので、「システムに慣れてもらえないのではないか」という不安はありました。なので、導入の最初期については、ある程度経営者が強制的にシステムを使わせる必要があると思います。ただ、実際にある程度利用してもらえば、「確かにこれは業務負荷が減るな」と従業員の全員が納得するシステムだと感じています。

なので、「このシステムを使って〇〇したいんだ」「うちの代理店の特徴をこうやってアピールしたいんだ」という意思が明確で、「顧客を創造するためにシステムを導入するのだ」と経営者が理解している代理店ほど、hokanを有効活用できると思いますね。

― hokan導入には、どのような効果があったのでしょうか。

営業において、明らかに面談量が増えています。弊社の営業プロセスは、お客様に会うことができれば一定の確率で成果があがる仕組みなので、分母を増やすことが結果的に大きな成果につながります。単純に言えば、1日の面談数4件から5件に、あるいは5件から6件になるだけで、生産性が飛躍的に上がるのです。結果として、売上も伸びており、コミッションベースで10%程度の増収が続いています。

― 面談量が増えている背景には、どのようなものがあるのでしょうか?

第一に、業務負荷が大きく軽減されました。

例えば、営業が帰ってきて事務作業をするために机にへばりついている時間が、大幅に削減されたのです。また、これまでは個別に報告義務を課していた内容についてもhokanというシステムに入力さえしておけば報告する必要がなくなりました。以前は特別に報告を求めていた長期化案件についても、プロジェクト機能や対応履歴を確認できるメモ機能によってマネジメント側が把握できるようになり、「hokanを開けば、すべてが『見える化』されている」という状況になっています。

2つめのメリットとして、従業員同士のコミュニケーションが活性化したことが挙げられます。弊社は、広域で展開しているため、他の支店の状況が見えにくい部分があったのですが、hokanによって支店同士の「横の見える化」ができるようになりました。

その結果、スキルの平準化やボトムアップが進むという効果も生まれています。これまでは私やマネージャーとのやり取りの中で、個別の従業員が不足しているスキルを補うためのトレーニングを行ってきました。しかし、「隣の席や同じ支店内に成功している人がいる」ということがhokan導入で「見える化」されたことで、従業員が自発的にコミュニケーションを取って問題解決をするということも起こり始めたのです。

例えば、他の支店のスタッフのタイムラインなどを確認して、「この人は自分と同じタイミングで営業を始めたのに、すでに自分より先のプロセスに進んでいる」ということがわかれば、その理由を学ぼうとするのです。これは弊社が元々営業プロセスを標準化していたため、他人との差分がわかりやすかったことから生まれた副次的な効果だと思いますが、予想外の嬉しい成果でしたね。

最後に、データの管理が楽になったことでマネジメントがしやすくなったことが挙げられます。これまで紙やエクセルで行っていたデータの管理が、hokanを活用することで効率化されたことに加えて、分析もhokan上で出来るため、営業へのフィードバックも迅速にできるようになったのです。

弊社の場合、営業プロセスの中に「会社案内をした」「情報提供した」といったチェック項目があります。これまでは、それらの項目のデータを1か月分まとめて、総面談数からの受注確率などを分析するという形をとっていたので、どうしても1~2カ月ほど遅れたデータを見ながら対応するという状況でした。

しかし、hokanのスケジュールやプロジェクト機能を活用することで1週間程度のスパンで、これらのデータをまとめて改善に生かすことができるようになり、対応のスピード感があがりました。マネジメント側も1、2週間という単位でスケジューラーを見ながら、戦略の修正や「訪問件数がたりてないよね」といったフィードバックができています。データの時差がなくなることで、業務全体のスピード感が目に見えて早まりましたし、マネージャーもマネジメントに専念できるようになっていますね。

マネージャーが増えれば、支店を増やすことも出来るので、そうしたマネジメント人材の育成という観点からもhokanは有用だと思います。 この4月から新しい取り組みについては、事故対応も含めて、そのプロセスをすべてプロジェクト機能に入力するようにしています。満期管理については、まだ活用しきれていませんが、もしできれば業務スピ―ドはさらに早まると思います。

目指すは『コンビニエンスストアのような代理店』

保険ネットワークセンターのみなさま

― 最後に今後の会社としての目標を教えてください

ちょっとベタな言い方になるのですが、「コンビニエンスストアのような代理店でありたい」という思いがあります。コンビニは47都道府県どこにでもあって、どの県のコンビニに行っても、迷うことがありません。「どこに何があるか」ということがだいたいわかるようになっています。

同じように、「保険ネットワークセンターといったら、こういう理念と仕組みで保険を販売しているんだ」ということをお客様に理解していただいた上で、地域に密着した形で事業を営んでいきたいと考えています。そして、お客様が転勤などで他の地域に行っても、支店を通して連絡をいただければ、違和感なくスムーズに対応できるといった仕組みを作っていきたいですね。コンビニエンスストアのように、営業や事務の対応が平準化されていて、お客様がストレスや違和感を覚えることがない保険代理店を目指していきたいと考えています。

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